scrivere una mail: quando bisogna essere formali?

mandare una mail a un/una docente ti fa dubitare di ogni scelta di vita, grammaticale e universitaria? Qui troverai esempi veri (e tragici), consigli pratici, e un principio guida: l’educazione batte sempre il formalismo.

Ogni anno, migliaia di studenti inviano e-mail ai propri docenti. E molto spesso — non per malizia, ma per inesperienza — il risultato è un piccolo disastro comunicativo.

Tra saluti incerti, formule da assicurazione sulla vita, punteggiatura dimenticata e richieste del tipo:

Mi può dire dove si tiene l’esame?

(Spoiler: nella stragrande maggioranza delle università esiste una pagina dedicata con tutte le informazioni, aggiornata con una dedizione quasi mistica. E se non basta, c’è pure una segreteria. Sì, esiste davvero.)

Quindi, prendendo spunto da “Poche semplici regole per scrivere una e-mail ad un professore” del professor Davide Dragone, ho provato a riflettere su come scrivere (bene) una mail a un docente. Perché tra formalismi, verbi impersonali e il terrore che quel professore non si ricordi di avermi dato del “tu”, ammetto che a volte mi sono perso.

Cominciamo con una lista di esempi, dal più formale al più… discutibile.

Esempi di e-mail (dal più formale al più… no)

1. Lo stile formale impeccabile

Per chi vuole fare colpo sulla Crusca o sul proprio futuro diplomatico

Egregio Professore,
mi chiamo C-3PO e sono iscrittə al corso di XX.
Le scrivo per chiederLe se le dispense relative alla lezione del 12 aprile saranno rese disponibili online.
La ringrazio anticipatamente per la disponibilità.
Cordiali saluti,
C-3PO

• Pro: impeccabile, chiaro, professionale.
• Contro: potrebbe essere stato scritto da un algoritmo ben educato.
• Effetto sul lettore: approvazione, ma anche una leggera noia esistenziale.

2. Lo stile equilibrato

Umano, educato, efficace: il mio preferito

Buongiorno Professore,
sono C-3PO, studente del corso XX. Vorrei sapere se la dispensa della lezione del 12 aprile sarà pubblicata sul sito nei prossimi giorni.
La ringrazio e le auguro una buona giornata,
C-3PO

• Pro: diretto, cortese, perfetto per quasi ogni occasione.
• Contro: nessuno. Salvatelo in bozza, usatelo per sempre.
• Effetto sul lettore: sorriso, risposta rapida, stima immediata.

3. Lo stile "va bene dai"

Informale ma rispettoso. Cioè: normale.

Gentile Professore,
le scrivo perché non trovo la dispensa della lezione del 12 aprile sul sito. Sa se verrà caricata a breve?
Grazie mille e a presto,
C-3PO

• Pro: semplice, funzionale, umano.
• Contro: meglio evitarlo al primo contatto.
• Effetto sul lettore: va bene, ma forse non al primo giro.

4. Lo stile "scritto con la connessione del vicino"

Una specie di SOS in codice teenager

Salve prof x caso slide 10? Attendo sue. URGENTE

• Pro: nessuno.
• Contro: tutti.
• Effetto sul lettore: smarrimento, pena e un leggero impulso a cambiare mestiere.

5. Lo stile "bella prof"

Sì, esiste. No, non dovrebbe.

Bella prof tutto ok? Una curiosità: quando carica le slide? Cmq il corso spacca, ci vediamo in aula bella zì

• Pro: potenzialmente virale su TikTok, Threads o BlueSky.
• Contro: hai appena scritto questo a una persona con un dottorato.
• Effetto sul lettore: sconcerto, rassegnazione, voglia di archiviare la carriera accademica.

Se volete essere formali…

• Saluto: No, "Salve Prof" non è formale. È l’equivalente linguistico di un’alzata di spalle. Meglio "Gentile Professore" o "Buongiorno Professore".
• Contenuto: Presentatevi (nome, corso) e arrivate al punto. Evitate frasi tipo "Con la presente sono a chiederLe informazioni in merito…": non state scrivendo una polizza assicurativa.
• Stile: Educato, sintetico, con punteggiatura vera. E niente "attendo risposta" con tono da ultimatum.
• Orario: Scrivete la mail quando volete, ma inviatela in orario lavorativo. L’opzione "invio programmato" esiste. Usatela. Vi farà solo bene.

…ma serve sempre tutta questa formalità?

Parliamoci chiaro: queste regole servono, ma non sono l’unico modo per scrivere bene.

Si può essere chiari, educati e rispettosi anche senza sembrare un documento notarile. Il tono giusto dipende dal contesto, dalla relazione col docente, dal tipo di università e — inutile negarlo — dalla cultura del Paese. (In inglese, per dire, basta un “Hi Professor” e si vive tutti felici.)

Ecco perché anche un semplice:

Ciao Marco,
ti scrivo perché non riesco a trovare la dispensa della lezione 10 sul sito. Sai se sarà caricata nei prossimi giorni?
Grazie mille, a presto!
C-3PO

Almeno per me, è più che sufficiente. Non sarà formale, ma è rispettoso. E in fondo, non è questo che conta?

In sintesi?

Se volete scrivere una mail formale, fatelo bene. Se invece sapete che il formalismo non è richiesto, esistono alternative più leggere, più semplici, ma comunque appropriate.

Perché, alla fine, educazione batte formalismo. Sempre.